Коэффициент использования рабочего времени: ведем дневник занятий

  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter::options_validate() should be compatible with views_handler::options_validate($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter.inc on line 26.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter::options_submit() should be compatible with views_handler::options_submit($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter.inc on line 26.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter_boolean_operator::value_validate() should be compatible with views_handler_filter::value_validate($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter_boolean_operator.inc on line 13.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_style_default::options() should be compatible with views_object::options() in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_style_default.inc on line 13.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_row::options_validate() should be compatible with views_plugin::options_validate(&$form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_row.inc on line 24.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_row::options_submit() should be compatible with views_plugin::options_submit(&$form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_row.inc on line 24.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Declaration of views_handler_argument::init() should be compatible with views_handler::init(&$view, $options) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument.inc on line 32.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.

Время — это капитал работника умственного труда  

Оноре Де Бальзак

Коэффициент использования рабочего времени

Чтобы разумно распорядиться своим временем, вам следует определить, чем вы занимаетесь на самом деле на работе. Для этого необходимо в течение недели вести ежедневный дневник времени.

Он поможет вам определить ошибки использования времени, увидеть свои слабые места и правильно вывести коэффициент использования рабочего времени.

Как начинать учитывать свое рабочее время?


Заведите специальный блокнот или воспользуйтесь диктофоном в мобильном телефоне и записывайте все свои занятия. При этом вам следует учесть, что внесение записей «потом» - неэффективный прием.

Отмечайте смену своей деятельности, и каждое отвлечение в режиме реального времени, и только тогда расчет коэффициента рабочего времени принесет успех.

Возможно, это потребует от вас дополнительных усилий и «украдет» драгоценные минуты, но чтоб правильно рассчитать коэффициент потерь рабочего времени, не стоит на этом экономить.

Удерживайте в голове мысли о пользе дневника и вносите в него каждое действие, вплоть до чтения электронной почты и перерыв на чай. Блокнот и часы должны стать вашими неизменными спутниками в течение всей недели.

Практическая польза ведения дневника


Проанализируйте затем полученные записи, посчитайте, сколько полезных действий вы произвели и как много времени на них затратили. Результат окажется более наглядным, если вы будете вести дневник вместе с коллегой, который преуспел в продажах.

Тогда у вас появится возможность сравнить свои действия с более успешным продавцом и рассчитать коэффициент потерь рабочего времени, формула которого будет взята на вид.

В компаниях, где работники вели подобные дневники, была выявлена закономерность: отстающие сотрудники огромное количество времени тратили на собственные нужды или просто не научились эффективно работать.

Так продавец может расходовать все время на работу, но количество продаж у него остается небольшим, то есть явно присутствует коэффициент потерь рабочего времени по вине работника.

Возможно, он чересчур много времени тратит на составление коммерческих предложений или не умеет разговаривать с клиентами. В таком случае работнику следует пройти тренинг по продажам.

Вам необходимо уменьшить количество времени, которое вы тратите на действия, не помогающие добиться целей. Лучше выделить время на то, что, несомненно, приведет к результату: продавать «лицом к лицу», искать потенциальных клиентов  и т.д.

Вопросы, на которые необходимо найти ответы


Когда у вас на руках будет рассчитан коэффициент использования номинального фонда рабочего времени, стоит задать себе несколько вопросы:

  1. Сколько времени ушло на поиск и развитие потенциальных покупателей?
  2. Достаточно ли этого времени или слишком много/мало?
  3. Имеете ли вы достаточный результат (необходимое количество продаж) с учетом всех ваших трудов?
  4. Считаете ли вы, что потратили на поиск клиентов столько времени, сколько запланировали?
  5. Достаточно ли времени было отведено на продажи «лицом к лицу»?
  6. Получили ли вы прибыль от этого и достигли ли запланированных целей?
  7. Сколько времени вы занимались послепродажными действиями?
  8. Ваш товар действительно требовал такого количества времени?
  9. Удивили ли вас результаты недельного расхода времени или они оказались предсказуемы?
  10. Была ли «халтура» в ваших отчетах, которая отразилась на недельном отчете?
  11. Как отразилась эта небольшая «халтура» на вашей общей оценке?
  12. Одинаково ли вы инвестировали время каждый день на неделе или были случаи, когда дела обстояли иначе?
  13. Насколько велика разница между рабочими днями и почему она существует?
  14. Есть ли способ от нее избавиться?
  15. Сколько времени ушло на посторонние действия (те, что не касались подготовки отчетов, поиска клиентов и продаж)?
  16. Сколько времени вы израсходовали бесполезно (на телефонные звонки, общение, перерыв на чай и т.д.)?
  17. Удивляет ли вас количество бесполезно потраченного времени и можно ли его уменьшить или устранить?
  18. Какие три важных наблюдения вы можете сделать по поводу использования рабочего времени?
  19. Какие три момента в управлении временем вам хотелось бы изменить?
  20. Можете ли вы назвать три положительных наблюдения по поводу траты времени и можно ли как-то правильно рассчитать коэффициент использования годового фонда рабочего времени?

Выводы


Для примера вы можете изучить выводы некоторых менеджеров после того, как они проанализировали потраченное время:

  • «Я даже не думал, что почти не трачу свое время на привлечение новых клиентов».
  • «Надо же, я столько времени расходовал на канцелярскую работу и перебирание бумаг, которые не имели отношения к продажам, тем самым, увеличив коэффициент потерь рабочего времени».
  • «Я впервые сравнил прибыль от продаж с использованным временем и был очень удивлен».
  • «Я и примерно не мог представить, что у меня столько времени уходит на дорогу. Так как она неизбежна, я буду учиться использовать время в дороге с максимальной выгодой».

Пример дневника

Вы также можете взглянуть на типичный пример такого дневника:

  1. 9.00 – 10.40: был в пробке.
  2. 10.40 – 10.55: общался с сотрудниками.
  3. 10.55 – 12.00: просматривал электронную почту, переписывался с другом по «аське», изучал в интернете новости, проверил сообщения в социальных сетях, снова почитал новости и проверил электронную почту.
  4. 12.00 – 13.00: разбирал счета-фактуры и прочую документацию.
  5. 13.00 – 13.30: обедал.

Обратите внимание, за половину дня  владелец дневника не совершил ни одной продажи! Кроме того, не лишним будет и рассчитать коэффициент использования календарного фонда рабочего времени.

Анализ потраченного времени


До того, как вы сможете перейти к инструкциям и техникам, чтоб верно рассчитать коэффициент использования фонда рабочего времени,  вам необходимо собрать данные и грамотно интерпретировать их, именно поэтому необходимо вести ежедневный дневник и только после его анализа продолжать двигаться дальше.

На основании своих записей, вы выведете коэффициент использования рабочего времени, формула которого известна уже многим успешным менеджерам, а также сможете сделать выбор корректирующего действия, которое будет идеальным в вашей ситуации.

Итак, для детального анализа потраченного времени вам необходимо:

  • Вести дневник занятий в течение  недели.
  • Поразмыслить над вопросами, приведенными выше.
  • Определить, что является лишним в вашем рабочем дне, какие занятия необходимо делегировать или вовсе от них избавиться.

Коэффициент использования рабочего времени - формула

Состав рабочего времени можно представить следующей формулой, где затраты времени выражаются в  чел.-минутах, чел.-часах и т.д. используя формулу, легко рассчитать коэффициент использования полезного фонда рабочего времени.

Нвр = Тпз + То + Твс + Тобсл + Тотл,

где Нвр - норма времени, которое тратится сотрудником в течение дня; Тпз - время на подготовительно-заключительную работу; То - предположительное время основной работы; Твс - время вспомогательной работы; Тобсл - время обслуживания рабочего места; Тотл - время на отдых и личные надобности. 

Коэффициент потерь рабочего времени  - формула


Итак, как рассчитать коэффициент потерь рабочего времени правильно? После того, как вам становится наглядно видно, куда уходит ваше рабочее время, путем не сложной операции высчитывается реальное время основной работы: складываются все показатели, и полученная сумма вычитается из нормы рабочего времени, отведенного сотруднику компанией.

Опрос

Хотели бы Вы прослушать бесплатный вебинар на тему: "Ошибки в продажах"?: