Матрица эйзенхауэра: определяем приоритеты для ваших занятий

  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter::options_validate() should be compatible with views_handler::options_validate($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter.inc on line 26.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter::options_submit() should be compatible with views_handler::options_submit($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter.inc on line 26.
  • strict warning: Declaration of views_handler_filter_boolean_operator::value_validate() should be compatible with views_handler_filter::value_validate($form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_filter_boolean_operator.inc on line 13.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_style_default::options() should be compatible with views_object::options() in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_style_default.inc on line 13.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_row::options_validate() should be compatible with views_plugin::options_validate(&$form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_row.inc on line 24.
  • strict warning: Declaration of views_plugin_row::options_submit() should be compatible with views_plugin::options_submit(&$form, &$form_state) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/plugins/views_plugin_row.inc on line 24.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Declaration of views_handler_argument::init() should be compatible with views_handler::init(&$view, $options) in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument.inc on line 32.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method views_many_to_one_helper::option_definition() should not be called statically, assuming $this from incompatible context in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/handlers/views_handler_argument_many_to_one.inc on line 35.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.
  • strict warning: Non-static method view::load() should not be called statically in /home/j/juliagbd/superiorseller.com/public_html/sites/all/modules/views/views.module on line 906.

Время — материя, из которой состоит жизнь  

Бенджамин Франклин

Матрица эйзенхауэра

Если вас волнует такая проблема, как регулирование рабочего времени, и вы хотите эффективно им управлять, вам необходимо определить приоритетность собственных занятий.

Матрица эйзенхауэра: пример составления


Для этого в классическом менеджменте предлагается матрица эйзенхауэра, которая помогает выделить самые срочные и важные дела.

 

Срочные дела

Несрочные дела

Важно

Выполнить немедленно

Запланировать

Неважно

Делегировать

Не заниматься никогда

Данная таблица предполагает, что:

  1. Самые срочные и важные дела вы должны выполнить самостоятельно прямо сейчас, не делая никакие перерывы в рабочее время.
  2. Для важных, но менее срочных дел вы можете запланировать время.
  3. Срочные, но неважные дела предлагается делегировать (перепоручить) кому-либо.
  4. Неважные и несрочные дела можно выполнить либо при полном безделье, либо никогда не приступать к ним, ведь они попусту отнимают время.

Матрица приоритетов

Это отличный инструмент, но для профессионального продавца удобнее будет воспользоваться матрицей временных активностей, которая еще носит название матрица приоритетов эйзенхауэра.

 

 

Действия, необходимые вашему работодателю

(+)

Действия не нужные вашему работодателю

(-)

Напрямую относится к продажам

(+)

Приоритет № 1 (высший)

Приоритет №2 (бонус)

Не относится к продажам

(-)

Приоритет №3 (рутина)

Приоритет №4 (деньгодробилка)

Итак, если разделить все ваши действия как продавца на 4 квадранта, у нас получится следующая картина:

Левый верхний квадрант (то, что приводит вас к продажам и одновременно относится к требованиям работодателя). Активность действий в данном квадранте обладает наибольшим приоритетом для любого успешного продавца.

Реализуя такие действия, вы обеспечиваете себе продажи здесь и сейчас, максимально используя эффективность рабочего времени.

Правый верхний квадрант (то, что имеет отношение к продажам, но не является обязательным для выполнения с точки зрения ваших функциональных обязанностей или корпоративных требований).

Как правило, это активности, направленные на стратегическое совершенствование продаж, они будут работать на вас в долгосрочной перспективе.

Левый нижний квадрант (то, что имеет важность для работодателя, но в продажах не играет решающей роли). Это рутинные действия, которые снижают эффективность использования рабочего времени и отнимают много сил у специалиста по продажам.

Правый нижний квадрант (то, что не нужно работодателю и никак не связано с продажами). Такую активность можно назвать «пустыми хлопотами», которые с виду похожи на бурную деятельность, но не приводят к результату и на повышение эффективности использования рабочего времени никак не влияют.

Активности высшего приоритета (№1) – это необходимая часть профессии продавца, те ежедневные действия, которые приводят к видимому результату. Тем не менее, они состоят из обманчивых компонентов. Например, какое отношение к этому имеет время, потраченное на путь?

Как правило, дорога к клиенту кажется непродуктивным расходованием времени. Но путешествие нельзя исключить, и оно относится к продажам, хоть и не напрямую, остается лишь использовать время в дороге продуктивно. Время часто обманывает нас в плане своего действительного значения ценности.

Бонусные активности (приоритет № 2) – это золотая жила времени специалиста по продажам. Она позволяет процветать профессиональным продавцам.

Эти действия не предписаны должностной инструкцией, но для успешного продавца они являются стратегическими, непосредственно влияющими на рациональное использование рабочего времени менеджера, а неорганизованный человек часто упускает их.

К ним можно отнести персональные карточки покупателей, звонки после покупки и поддержка после продажи, дополнительное обслуживание, подарки на День рождения.

В это время успешные продавцы, достигающие всех целей, возводят стратегическую систему продаж. Такой прием обязательно поможет увеличить продажи в будущем, но не моментально.

Именно так нужно действовать, если вы хотите достичь большого объема продаж. Этой активности, как правило, отводится критичная роль в случае, если ваш товар не может конкурировать за счет своей стоимости или если вы продаете в объеме меньшем, чем вам хотелось бы.

Личный контакт, обслуживание и комфортность помогут вам достичь успеха в продажах. Вам крайне необходимо выделить время для бонусных действий, если вы планируете остаться конкурентоспособным продавцом.

Активности приоритета №2 работают на долгосрочный успех, и матрица эйзенхауэра используется в самоменеджменте для управления.

Еще один звонок потенциальному клиенту, плюс одна презентация в рабочее время, дополнительный тренинг по продажам, посещенный вами, более глубокое исследование продукта, выступление в бизнес-клубе – все эти действия для вас не обязательны, их не требует работодатель, но они непременно приведут к успеху в продажах. Ключевое слово этой активности – «дополнительная».

Так продавцы, которые становятся очевидными лидерами и оказываются на шаг впереди других, всегда находят время для дополнительной активности (даже перерыв включается в рабочее время).

Их предложения оказываются чуть лучше, они содержат чуть больше исследований и деталей, их презентации чуть грамотнее подготовлены и часто кажется, что они чуть сильнее подружились с потенциальными клиентами.

Секрет таких профессионалов прост: они научились всегда держать свои действия более четкими и сфокусированными. Лучшие продавцы умеют систематически, легко и просто выбирать правильные приоритеты.

Давайте представим, что у вас появился шанс сделать презентацию для компании крупных масштабов, например, «Кока-Кола». Вы в курсе, что помимо вас в презентации участвуют 4 конкурента, но вы оказались одним-единственным продавцом, который до того, как прийти в компанию со своим торговым предложением, догадался:

  • просмотреть веб-сайт «Кока-Колы»;
  • побеседовать с их мерчендайзерами и торговыми представителями;
  • достать книгу «Маркетинговые войны» и перечитать главу «Война Кол»;
  • поговорить с работниками компании-конкурента «ПепсиКо»;
  • поискать в прессе все упоминания о «Кока-Коле» в течение последнего года.

Очевидно, что после совершения всех этих действий вы окажетесь именно тем продавцом, который сделает самую лучшую презентацию и в результате получит контракт.

Это и есть бонусные активности, которые работодатель от вас не требует, но для эффективных продаж они нужны по умолчанию. Это один из ярких примеров, как работает матрица Эйзенхауэра, срочность и важность дел по которой необходимо уметь распределять.

Рутина (приоритет №3) – это такие действия, как составление отчетов по затратам и продажам, актов сдачи-приемки, обработка накладных, счетов-фактур и прочей бумажной документации, посещение совещаний и внутренних встреч в вашей компании, координация действий, которые не относятся напрямую к функциям продавца.

Все эти действия можно назвать именно рутиной, но не мелочами. Последние являются чем-то неважным, а вышеперечисленные рутинные вещи важны для вашего работодателя, хоть и не имеют непосредственного отношения к эффективности продаж и матрица эйзенхауэра это учитывает.

Как бы вы ни хотели, вы никогда не сможете избавиться от них, т.к. это компоненты, необходимые для существования любой компании, в том числе и вашей.

Управлять такими действиями нужно следующим образом: вовремя распознавайте, что это именно рутина, и очень аккуратно и грамотно расписывайте время на ее выполнение.

Одна из самых серьезных проблем, с которой встречаются многие продавцы, – это ненависть к активности третьего приоритета. Они прекрасно знают, как легко можно погрязнуть в этой рутине, потратив уйму времени и получив минимум результата.

Как правило, это происходит в тех случаях, когда у продавца есть действия приоритетности 1 или 2, которые он по каким-то причинам не хочет выполнять.

Чтобы была видимость работы, продавец занимается бумажной волокитой, создавая архивы и рутинные отчеты, избавляя себя от пугающих и сложных дел (разбирательство с недовольными покупателями, поиск потенциальных клиентов, обучение дополнительным умениям и навыкам, обзвон покупателей без ответа, разработка недостающих данных о продукте и т.д.).

Это никаким образом не может влиять на положительное и эффективное использование рабочего времени.

Если вы хотите быть лучшим среди продавцов, задайтесь вопросом: достаточно ли активно вы участвуете в задачах, приносящих результат, или вы тратите все свое время на рутинную, но безопасную работу?

Деньгодробилка (приоритет №4) – действия, которые были произведены попусту и зря отняли ваше время. К ним относятся поломки оборудования, смена приоритетов, неверно записанные телефоны, несостоявшиеся встречи, потерянные бумаги и уйма других действий, даром растрачивающих время и энергию продавца.

Чем больше таких деньгодробилок накопится в вашей ежедневной работе, тем быстрее вы завершите карьеру. В качестве примера рассмотрим один частный случай из категории крайностей для большей наглядности.

Продавец, работавший в компании N, был уникален тем, что невероятное количество времени тратил на деньгодробилки. Он часто сообщал своим сотрудникам, что он занят, но не уточнял, чем.

А занят он был многим и делал себе перерыв в рабочее время по разным причинам: походом в туалет, приготовлением кофе, звонками старым друзьям (вместо звонков потенциальным клиентам), разглаживанием бумаг, регулировкой кресла и уборкой рабочего места. Список таких «дел» мог продолжаться до бесконечности.

Работодатель терпел его полгода, пытаясь направить на «путь истинный», но, в конце концов, уволил. За эти 6 месяцев продавец не сделал для компании ничего существенного, не совершил никакой результативной работы.

Ранее он проработал в рекламном агентстве 6 лет и пришел с великолепными рекомендациями, богатым опытом и знанием сотен потенциальных клиентов. Тем не менее, даже самые слабые продавцы компании в первый месяц работы сумели продать больше, чем этот горе-работник продал за полгода.

Как же избежать этой бессмысленной траты времени? Достаточно знать врага в лицо: помните о существовании этой деньгодробилки. Выделите среди своих действий те, что не нужны вашему работодателю и не имеют прямого отношения к продажам, и старайтесь избегать их, помня, к чему приводит бесполезный расход времени. Именно для этих целей и существует матрица управления временем.

Многие эксперты по поведению считают, что справляться с ситуацией помогает ощущение или определение ее. Так, определив у себя чувство страха, вы помогаете себе с ним справиться.

Точно так же можно управлять любовью, гневом, боязнью, неудовлетворенностью и прочими чувствами и эмоциями. Ярлыки дают нам понимание.

То же самое можно спроецировать и на время. Научившись помечать его, давать ему ясные дескрипторы и четкие параметры, вы заметите, что вам стало гораздо легче им управлять.


Итак, матрица эйзенхауэра предполагает группировку предстоящих дел по двум признакам и приоритетам.

Первая приоритетность (высшего порядка) заключает в себе функции или действия, связанные с продажами напрямую и представляющие собой необходимость для вашего работодателя. Именно в эту область вы должны направить основной фокус вашего управления временем.

Данные действия способны «расти» от продажи напрямую («лицом к лицу») до поездок, которые необходимы для встречи с покупателем. Они  приводят к рассылке рекламных писем, передаче корреспонденции, удаленному маркетингу, планированию рекламных звонков, стратегических действий, работы с отчетами и активности, направленной на поиск постоянных клиентов.

Грамотный подход к действиям первой приоритетности заключается в том, чтобы сохранять свою заинтересованность. При этом вы должны понимать, что бонусные действия (приоритеты второго порядка), возможно, не имеют такой важности сию минуту, но это не мешает им оставаться активностью, напрямую относящейся к продажам и составленная матрица Эйзенхауэра, пример тому.

Определенные действия будут совершаться вами постоянно, в каких бы обстоятельствах вы ни оказались. Что касается активностей второго приоритета, они таят в себе действия, которые приводят к получению по-настоящему больших денег.

Это именно та деятельность, которая поможет вам выделиться из толпы продавцов.

Примеры заданий для самостоятельного выполнения

Чтобы рациональное использование рабочего времени, от теории плавно перешло к практике, выполните следующие задания:

  1. Запишите в матрицу активностей продавца все свои действия, которыми вы планируете заниматься на протяжении ближайшей недели.
  2. Обратите особое внимание на те активности, которые оказались в четвертом квадранте, и постарайтесь отказаться от них в течение своего рабочего времени.

Предложенные задания помогут вам грамотно распределить время между вашими действиями, а также сэкономить свою энергию, полностью избавившись от ненужной активности, которая сопровождает продавца на протяжении дня. 

Опрос

Хотели бы Вы прослушать бесплатный вебинар на тему: "Ошибки в продажах"?: